¿Sabemos usar Ms Project? [1]

Ms Project, es un software de apoyo a la dirección de proyectos, su función se puede considerar que se centra en la creación de cronogramas de proyectos, asignación de recursos a las actividades y asignación de costos por actividad. Lo anterior con el fin de permitir el seguimiento al desarrollo del proyecto haciendo uso de líneas de base de costo y tiempo. A la fecha es el software más popular para el apoyo a actividades de dirección de proyectos. Esta herramienta tiene algunas limitaciones en cuanto a la cobertura sobre todas las actividades que la dirección de proyectos representa. Sin embargo, su uso adecuado permite contar con datos e información útiles para llevar a cabo una toma de decisiones informada. Para saber si se está dando buen uso a esta herramienta, a continuación se presentan los errores más comunes que se han identificado con el uso de la herramienta. Así mismo se incluyen algunos de los errores que se han recopilado en el sitio PMConnection (2007). Los errores identificados se agrupan en tres categorías, y estas son:
Proyecto
  • La actividad de resumen del proyecto se crea manualmente.
  • El cronograma no presenta datos en su línea de base
  • El cronograma no se usa como herramienta de seguimiento del avance del proyecto.
  • El cronograma omite la estructura del WBS (Work Breakdown Structure) del proyecto.
  • El cronograma no presenta hitos en su estructura
Actividades
  • Existen actividades que no tiene predecesoras o sucesoras.
  • Se hace uso innecesario de las restricciones en fechas.
  • Existen actividades sin duraciones estimadas.
  • Las actividades de resumen se usan como predecesoras o sucesoras
  • Todo el proyecto forma parte de la ruta crítica.
Recursos
  • La hoja de recursos no tiene cargado a los participantes del proyecto.
  • Se omite la asignación de recursos a las actividades.
  • Se presentan actividades de resumen con recursos asignados.
  • Se encuentran recursos sobre asignados.
  • La estructura de los recursos no representa el RBS (Resource Breakdown Structure) del proyecto.
En la siguiente entrega de esta serie se detallarán cada una de las categorías indicadas.

Bibliografía

PMConnection. (2007). 10 Signs You Don't Really Know Microsoft Project. Recuperado de http://www.pmconnection.com/modules.php?name=News&file=article&sid=32

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